EXCEL
Excel - Cơ bản
Excel - Công thức và hàm
Excel - Nâng Cao
Excel - Visual Basic
Excel - Tra cứu các
Excel - Bài tập
Online: 1

Các thao tác soạn thảo cơ bản và các kiểu dữ liệu:

Các thao tác soạn thảo cơ bản bao gồm:

  • Gõ dữ liệu và công thức vào ô.
  • Sửa chữa dữ liệu và công thức trong ô.
  • Copy giá trị hay công thức.
  • Cắt dán.
  • Đổi font chữ và cỡ chữ.
  • Căn văn bản trong ô.
  • Hợp (liên kết) và chia (tách) các ô.
  • Tô viền các ô.
  • Tìm kiếm và thay thế.
  • Hoán chuyển dữ liệu hàng thành cột và ngược lại.
  • Định dạng số thập phân theo kiểu Anh (dấu chấm thập phân) và kiểu Pháp (dấu phẩy thập phân).

Các kiểu dữ liệu:

  • Gồm dữ liệu văn bản.
  • Dữ liệu số.
  • Dữ liệu ngày tháng.
  • Dữ liệu logic (đúng/sai).
  • Chuyển đổi giữa các loại dữ liệu.

1) Các thao tác soạn thảo cơ bản:

Nhập dữ liệu bằng cách gõ trực tiếp vào ô. Có thể sử dụng văn bản tiếng Anh hay tiếng Việt. Văn bản sẽ tự động căn trái trong khi dữ liệu số hoặc ngày tháng sẽ tự động căn phải. Khi phải vào một lượng lớn số liệu bạn nên cài đặt vị trí di chuyển ô tiếp theo khi bạn nhấn Enter. Cài đặt mặc định khi bạn nhấn Enter là chuyển xuống ô phía dưới nhưng bạn cũng có thể cài đặt chuyển sang ô bên phải khi bạn vào dữ liệu theo hàng bằng cách chọn Tools > Options > Edit > Move selection after Enter:

Chọn Down=chuyển xuống, Up=chuyển lên, Right=sang phải, Left=sang trái.

Nhập số ở dạng text: đánh dấu 'ngay trước giá trị: thí dụ '120.55 khi đó giá trị 120.55 là văn bản và sẽ tự động căn trái, và vì thế bạn không thể sử dụng trực tiếp các công thức toán học với giá trị này nhưng lại có thể áp dụng các hàm xử lý chuối bình thường.

Excel: Các thao tác soạn thảo cơ bản

Để copy một hoặc nhiều ô bạn bôi đen các ô, sau đó chọn Edit > Copy, hoặc bạn bấm phím phải và chọn Copy. Tiếp theo chọn ô đích cần chuyển dữ liệu đến, chọn Edit > Paste, hoặc bấm phím phải chọn Paste. Nếu dữ liệu trong ô copy không chứa công thức thì dữ liệu được chuyển bình thường. Nếu các ô copy có chứa công thức và bạn chỉ muốn copy giá trị trong ô thì khi bấm phím phải bạn chọn Paste Special > Values. Nếu chỉ muốn copy công thức thì chọn Paste Special > Formulas, xem: Copy giá trị trong ô

Khi copy nội dung ô có chứa công thức bạn cần phân biệt được địa chỉ tuyệt đốiđịa chỉ tương đối sử dụng trong công thức. Địa chỉ tuyệt đối được ký hiệu bằng $, và nó có thể được dùng riêng cho địa chỉ cột hay hàng, hoặc cho cả cột và hàng. Nếu sử dụng $ cho địa chỉ cột thì khi copy công thức sang ô mới phải hay trái địa chỉ cột này không đổi. Tương tự nếu $ sử dụng cho địa chỉ hàng thì khi copy công thức sang các ô ở dòng trên hoặc dưới địa chỉ dòng này không thay đổi,xem: Cố định địa chỉ ô trong công thức

  • $A$1: Địa chỉ tuyệt đối cả cột và hàng
  • $A1: Địa chỉ cột tuyệt đối, địa chỉ hàng tương đối.
  • A$1: Địa chỉ cột tương đối, địa chỉ hàng tuyệt đối.
  • A1: Địa chỉ tương đối cả cột và hàng.

Để sửa nội dung trong ô bạn có thể chọn ô và nhấn F2, hoặc nháy kép chuột vào ô. Bạn cũng có thể chọn ô và sửa nội dung trên nút nội dung nằm trên thanh công cụ nằm ngay phía trên bảng tính.

Thay đổi font chữ và cỡ chữ: bôi đen các ô cần thay đổi, chọn Format > Cells > Font để chọn font chữ, cỡ chữ ...Nếu muốn thay đổi cho tất cả các ô thì bấm vào ô phía trước cột địa chỉ A để chọn tất các các ô trong sheet (cũng có thể sử dụng Ctrl + A), sau đó chọn Format > Cells > Font.

Căn chỉnh văn bản trong ô: Văn bản được căn theo chiều ngang (trái, phải, giữa) và chiều dọc (trên, giữa, dưới). Căn văn bản bằng cách chọn các ô văn bản cần căn chỉnh, chọn Format > Cells > Alignment, trong mục Horizontal dành cho căn trái phải chọn:Left=trái, Center=giữa, Right=phải và trong mục Vertical căn trên dưới chọn: Top: trên, Center: giữa, Bottom: dưới. Chỉnh hướng của văn bản bằng cách chọn mục Orientation: hướng sắp xếp của các chữ và độ nghiêng của dòng chữ so với phương nằm ngang. Chọn Wrap text để gói nội dung văn bản trong phạm vi ô, không tràn sang ô bên phải, điều này cho phép nội dung tự động chuyển thành nhiều dòng trong 1 ô.

Tìm kiếm và thay thế: Có thể thực hiện tìm kiếm trong toàn bộ bảng tính, hoặc tìm kiếm trong vùng dữ liệu chọn trước bằng cách bội đen vùng cần tìm. Tìm trong công thức hoặc giá trị. Thực hiện tìm kiếm bằng cách chọn Edit > Find, trong menu hiện ra, điền nội dung cần tìm vào Find What, nhấn vào Find Next để tiếp tục tìm kiếm. Để tìm và thay thế chọn Edit > Replace, sau đó đánh giá trị cần tìm vào Find What, đánh vào giá trị thay thế Replace With, chọn Replace All: thay thế toàn bộ, Replace: thay thế cho mỗi lần tìm thấy, Find All: tìm tất cả và liệt kê danh sách tìm được, Find Next: tìm tiếp.

Hoán chuyển dữ liệu cột thành hàng và hàng thành cột: Bôi đen vùng dữ liệu cần hoán chuyển, chọn Copy hoặc nhấn Ctrl+C, tiếp theo bấm chuột vào ô cần chuyển đến, chọn Edit > Paste Special, chọn Transpose và bấm OK. Việc chuyển đổi từ hàng thành cột và ngược lại.


2) Các kiểu dữ liệu:

  • Dữ liệu số (có thể định dạng khác nhau theo số nguyên, số thập phân) - Number: +124.45
  • Dữ liệu văn bản - Text: Phân tích đánh giá hoạt động bán hàng Q1/2016
  • Dữ liệu ngày tháng - Date: 15-Feb-2015
  • Dữ liệu logic đúng sai - Logical: True/False

Dữ liệu số có thể được định dạng theo số nguyên, số thập phân, phần trăm... Dữ liệu ngày tháng có thể biểu diễn thời gian (giờ phút giây) và ngày tháng năm.


1) Gõ vào dữ liệu số:

Gõ vào các giá trị số sau, bắt đầu từ ô B3: 1234; -15%; 22500000; -1500

Các kiểu dữ liệu

Nhận thấy các giá trị số được căn lề phải. Ta có thể thay đổi hiển thị của các giá trị số đã gõ vào theo một dạng nào đó, thí dụ là định dạng số thập phân có 2 chữ số sau dấu phẩy và phần nguyên có dấu phân tách đơn vị nghìn, triệu...

  • Bôi đen các ô B3:B6 (bấm giữ chuột từ ô B3 đến B6) (1)
  • Menu "Format\Cells" (2)
  • Thực hiện các thao tác (3,4,5,6)
Thay đổi định dạng dữ liệu số Các kiểu dữ liệu

Kết quả:

Các kiểu dữ liệu

2) Gõ vào dữ liệu văn bản

Dữ liệu là văn bản khi gõ vào sẽ tự căn trái. Nếu văn bản là số hay ngày tháng thì cần thêm dấu phẩy trên ' đằng trước.

3) Gõ vào dữ liệu ngày tháng

Dữ liệu ngày tháng có dạng mm/dd/yyyy tức là tháng/ngày/năm. Thí dụ 12/01/2016 là ngày 1 tháng 12 năm 2016, và khi gõ vào excel sẽ nhận là giá trị ngày tháng và căn phải. Nếu gõ 13/01/2016 thì máy sẽ coi là văn bản và căn trái vì không có tháng 13. Ta có thể hiện tháng bằng tên băng cách chọn Format > Cells > Number, chọn Type là 14-Mar-01, máy sẽ định dạng 12/01/2016 thành 01-Dec-2016.


Keywords: thao tác soạn thảo cơ bản trong excel; các kiểu dữ liệu cơ bản trong excel;

TOP