Tạo bảng dữ liệu Table và các kiểu dữ liệu trong Access


Table là bảng số liệu tạo ra bởi các cột (gọi là trường: field) và các hàng (gọi là bản ghi: record). Khác với Excel các dữ liệu nằm trong một trường phải có đúng kiểu dữ liệu khi định nghĩa bảng.

Các định nghĩa liên quan đến Table:

Field: mỗi trường là mỗi cột trong Table và có kiểu dữ liệu xác định là văn bản, số hay ngày tháng...

Record: mỗi hàng trong Table là một record. Truy xuất dữ liệu trong record qua vị trí của record và tên trường tương ứng.

Primary Key: là một giá trị số đại diện duy nhất cho một bản ghi. Một Table nên có ít nhất một trường là primary key.

Tạo một Table qua 2 bước: định nghĩa Table và vào số liệu

1) Định nghĩa Table

Trong cửa sổ DataBase Objects, bấm kép vào Create table in Design view để tạo một Table mới trong màn hình thiết kế bảng dữ liệu

Access: Định nghĩa Table

1.1) Field Name: tên các trường chính là tên các cột trong Table. Tên field là duy nhất và được sử dụng trong các câu lệnh SQL để truy xuất dữ liệu.

1.2) Data Type: định nghĩa kiểu dữ liệu được sử dụng để lưu dữ liệu trong field tương ứng.

  • Text: kiểu dữ liệu mặc định gồm các ký tự chữ, chữ số và lưu ở dạng văn bản nên không thể tính toán trực tiếp.
  • Number: dữ liệu số và có thể thực hiện các phép tính toán học với chúng.
  • Date/Time: kiểu ngày tháng cho phép ghi năm từ 100 đến 9999.
  • Currency: dữ liệu tiền tệ và có thể sử dụng các phép tính toán học trên chúng.
  • AutoNumber: đây là số thứ tự tự sinh ra bởi Access và giá trị không thể thay đổi bởi người dùng và là duy nhất.
  • Yes/No: giá trị logic biểu diễn một trong hai trạng thái đúng/sai.
  • OLE Object: kiểu đối tượng thí dụ file Excel hay file ảnh.
  • Lookup Wizard: tạo một trường và giá trị của bản ghi trong trường được lấy từ bảng hoặc một danh sách.

Lưu ý: Thay đổi kiểu dữ liệu Data Type trên bảng đã có dữ liệu có thể làm mất dữ liệu trước đó trong cột (field) đó.

1.3) Description: sử dụng giải thích ngắn gọn nhất của trường hiện tại và sử dụng nó như một lời nhắc.

1.4) Field Properties: cho phép định nghĩa thêm các thuộc tính khác của trường, bao gồm:

  • 1.4.1) General: chứa các định nghĩa về độ dài của field, định dạng hiển thị và nhập dữ liệu, giá trị mặc định, có được phép có giá trị trùng nhau hay không...?
  • 1.4.2) Lookup: chứa các định nghĩa về nguồn dữ liệu, chẳng hạn từ một cột khác trong Table nào đó, hay một danh sách các giá trị được qui định từ trước.

Thí dụ dưới tạo một Table có tên KHACHHANG gồm:

    1- ID: AutoNumber

    2- MaKH: Number

    3- TenKH: Text

    4- DiachiKH: Text

    5- DienthoaiKH: Text

Lưu ý:
Chọn MaKH là Primary Key bằng cách bấm chuột vào ô đầu dòng MaKH, chọn Primary Key. Sau đó chọn thêm Required:Yes tức là phải có dữ liệu và Indexed:Yes(No duplicates) tức là sử dụng trường này để sắp xếp và tìm kiếm nhanh hơn. Tương tự chọn Required:Yes cho trường TenKH. Và chúng ta sẽ sử dụng các Table cho các phần sau.
Access: Định nghĩa Table

2) Vào số liệu Table

Bấm kép vào Table KHACHHANG để nhập vào thông tin của hai khách hàng là hai nhà phân phối:

Access: Định nghĩa Table

3) Tạo thêm SANPHAM và DONDATHANG - sử dụng chức năng Lookup

Tiếp theo tạo thêm bảng SANPHAM

    1- ID: AutoNumber

    2- MaSP: Number

    3- TenSP: Text

    4- DongiaTieuchuan: Currency

    5- LoaiTien: Text; sử dụng Lookup với Display Control: ListBox, Row Source Type: Value List, Row Source: VND; USD

Access: Định nghĩa Table
Access: Định nghĩa Table

và bảng DONDATHANG

    1- ID: AutoNumber

    2- MaDH: Number

    3- MaKH: Number

    4- Ngaygiaohang: Date/Time

    5- TinhtrangDH: Text; sử dụng Lookup với Display Control: ListBox, Row Source Type: Value List, Row Source: Chờ giao hàng; Đã giao hàng

Access: Định nghĩa Table
Bấm vào mục lục bên trái màn hình, hoặc chuyển đến Các thao tác trên bảng dữ liệu Table »
TOP