Giới thiệu Microsoft Access 2003 - MS Access


MS Access là một ứng dụng văn phòng nằm trong bộ sản phẩm ứng dụng văn phòng của Microsoft. MS Access là một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ - nghĩa là các dữ liệu được định nghĩa và lưu trong các bảng Table và ta có thể thiết lập các quan hệ dữ liệu trên các bảng dữ liệu này. Công cụ để truy xuất dữ liệu trên MS Access là các Query. Giao diện với người sử dụng có thể là các Form, các Report. MS Access sử dụng Visual Basic để xây dựng các chương trình và cũng giống như các cơ sở dữ liệu khác nó sử dụng các câu lệnh SQL để truy xuất thông tin trong cơ sở dữ liệu(SQL là ngôn ngữ chuẩn trong lưu trữ, cập nhật và thay đổi và truy cập dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu) (↓)

Excel cũng cho phép quản lý dữ liệu theo kiểu bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, nhưng chúng ta lựa chọn sử dụng MS Access (sau đây gọi ngắn gọn là Access) vì 2 lý do chính: thứ nhất sử dụng Access cho phép chúng ta tổ chức và quản lý được cơ sở dữ liệu lớn hơn nhiều, thứ 2 là tốc độ truy xuất dữ liệu trên Access nhanh hơn nhiều so với khi quản lý trên Excel.


MS Access:

  • Là một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Cho phép định nghĩa và lưu trữ dữ liệu trong các Table.
  • Query sử dụng SQL để thay đổi và truy xuất dữ liệu.
  • Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
  • Giao diện người dùng Form và Report.

Việc xây dựng một chương trình Access thường căn cứ vào cấu trúc của dữ liệu để thiết kế các bảng dữ liệu Table. Tùy theo yêu cầu về thông tin đầu ra của chương trình để thiết kế các quan hệ dữ liệu giữa các bảng - đó chính là Query. Tiếp theo là thiết kế các Form giao diện với người dùng nhằm tạo thuận lợi hơn khi thực hiện các thao tác. Có thể nói khi cấu trúc thông tin hoặc thông tin đầu ra thay đổi thì ta cần phải thiết kế hoặc chỉnh sửa cơ sở dữ liệu.

  • Ta có thể tạo một chương trình Access chạy trực tiếp trên Microsoft Access, khi đó bạn không cần phải hiểu các câu lệnh SQL vì nó được tạo ra tự động khi tạo Query.
  • Cũng có thể sử dụng file MS Access như một file cơ sở dữ liệu và sử dụng các ngôn ngữ lập trình như Visual Basic hay C# viết mã truy cập và truy xuất dữ liệu. Trong trường hợp này bạn cần nắm rõ lệnh các lệnh SQL trong Access. Trong trường hợp này chương trình có thể chạy độc lập với MS Access (không cần phần cài đặt MS Access).

Nội dung tài liệu:

I) Giao diện menu màn hình chính »

II) Các đối tượng trong MS Access »


I) Giao diện menu màn hình chính

Access: Giao diện menu màn hình chính

I.1) File menu: gồm có New- mở một file cơ sở dữ liệu mới, Open- mở file cơ sở dữ liệu đã có trên máy, Get External Data- truy nhập dữ liệu từ file ngoài và nếu truy cập từ Excel thì dữ liệu phải đảm bảo được tổ chức dạng bảng và kiểu dữ liệu phải được duy trì trong các cột trong bảng, Close- đóng cơ sở dữ liệu, Save- ghi dữ liệu vào bộ nhớ ngoài, Save As- ghi với định dạng khác, Back Up Database- ghi toàn bộ cơ sở dữ liệu vào file .mdb với tên mới, Export- xuất dữ liệu ra các định dạng khác.

I.2) Edit menu: khi thao tác với Table gồm các thao tác soạn thảo thông thường là copy, cut và paste, Paste Append- sử dụng để dán các bản ghi vào cuối table đang mở, Find- tìm kiếm, Replace- tìm và thay thế, Go To- chuyển tới bản ghi (First) bản ghi đầu tiên (Last) bản ghi cuối cùng (Next) bản ghi tiếp theo (Previous) bản ghi liền trước.

I.3) View menu: với mỗi file dữ liệu Table ta có thể chuyển sang các view khác nhau: Design View- cửa sổ định nghĩa các trường (Field - gần giống với cột trong Excel) thuộc bảng, DataSheet View- cửa sổ hiện thị dữ liệu theo dạng bảng gồm các cột là các trường và các dòng là các bản ghi, Pivot Table View- cửa sổ định nghĩa và hiển thị dữ liệu theo pivot table, Pivot Chart View- đồ thị số liệu khi thực hiện poivot table.

I.4) Insert menu: chèn trường (Field) mới.

I.5) Format menu: gồm có Font- cài đặt phông chữ, Datasheet- cài đặt đường viền trong bảng gồm màu sắc viền và nền, Row Height- chiều cao hàng, Column Width- chiều rộng cột, Rename Column- đổi tên cột, Hide Columns- ẩn cột hay field, Unhide Columns- hiện lại các cột đang ẩn, Freeze Columns- cố định các cột khi cuộn ngang màn hình, Unfreeze All Columns- xóa bỏ cố định các cột khi cuộn ngang màn hình.

I.6) Record menu: gồm Filter- lọc dữ liệu, Sort- sắp xếp dữ liệu.

I.7) Tools menu: gồm Relationship- tạo quan hệ trên các bảng dữ liệu, Startup...- cài đặt Form chính của chương trình khi bắt đầu chạy, Options- các cài đặt khác liên quan đến hiển thị cũng như truy nhập và truy xuất dữ liệu.

II) Các đối tượng trong MS Access

Tables- định nghĩa và lưu dữ liệu.

Queries- truy cập dữ liệu trong các bảng dữ liệu.

Forms- màn hình giao diện với người dùng.

Reports- file xuất dữ liệu ra máy in.

Macros- file chứa các lệnh thực hiện nhóm các thao tác.

Modules- file chứa mã chương trình của người dùng viết bằng ngôn ngữ Visual Basic để thực hiện các yêu cầu riêng biệt và cụ thể nào đó.

Access: Các đối tượng trong MS Access

Keywords: học ms access online; hướng dẫn sử dụng ms access; quản lý dữ liệu bằng access

TOP