EXCEL
Excel - Cơ bản
Excel - Công thức và hàm
Excel - Nâng Cao
Excel - Visual Basic
Excel - Tra cứu các
Excel - Bài tập
Online: 2

Excel: Giới thiệu chung

Hướng dẫn sử dụng Excel | Học Excel Online trên

Ngắn gọn, dễ thực hành.

Đối tượng

Tài liệu được biên soạn và sắp xếp hợp lý để người chưa biết về Excel có thể tự học, và người đã có kiến thức căn bản có thể thực hiện tra cứu nhanh các phần ứng dụng cần tìm.

Nội dung tài liệu

  • Excel căn bản
  • Bảng tính - Sheets và Workbooks
  • Công thức và các hàm
  • Thực hiện tính toán trên bảng tính
  • Biểu đồ và đồ thị
  • Định dạng nội dung và bảng tính
  • Quản lý và tổ chức dữ liệu
  • Phân tích dữ liệu
  • VBA và Macro
  • Làm việc trong nhóm

Với Excel ta có thể

  • Tổng hợp số liệu (tổ chức & lưu trữ).
  • Tính toán, tìm kiếm, phân tích các số liệu.
  • Biểu thị kết quả tính toán trên bằng đồ thị.
  • Kết xuất số liệu theo điều kiện đã cho.
  • Viết các hàm bằng Visual Basic- hàm của người dùng.

Nếu bạn là người sẽ làm việc với các ứng dụng trên máy tính thì excel là một trong những công cụ mà bạn sẽ sử dụng.

Đó là vì Excel cho phép ta thực hiện giống với cách ta vẫn ghi chép số liệu hàng ngày trên sổ sách: trong ghi chép của một cửa hàng, ghi chép xuất nhập trong một nhà kho, thống kê mượn sách trong một thư viện, hay tạo bảng chấm công hàng ngày và bảng chi trả lương cuối tháng của một đơn vị sản xuất kinh doanh.

Việc chuyển dữ liệu vào bảng tính trong excel cho phép người dùng sử dụng lại dữ liệu nhiều lần, có thể sửa chữa và điều chỉnh ngay tức thì trên màn hình máy tính, có thể dễ dàng chia sẻ nội dung với người dùng khác. Thêm nữa việc làm việc với bảng tính có nhiều số liệu sẽ đảm bảo các phép tính toán ít sai sót hơn, việc tìm kiếm thông tin nhanh hơn, và việc trích xuất dữ liệu theo một yêu cầu nào đó thật dễ dàng nếu so sánh với việc phải làm bằng tay trên giấy.

Do máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy tính bảng đã trở lên rất phổ biến, việc sử dụng bảng tính để thay thế việc ghi chép trên giấy là tất yếu và bảng tính Excel là một trong số các lựa chọn do tính phổ biến và dễ sử dụng.

Màn hình Excel

Bảng tính Excel

Tài liệu này gồm 4 phần:


Giới thiệu chi tiết

I) Excel cơ bản:

  • Ô (cell): là ô hình chữ nhật, là giao của một dòng hay một hàng (row) và một cột (column), là nơi người dùng nhập dữ liệu hay công thức tính toán. Mỗi ô có một địa chỉ tương ứng với cột và dòng, địa chỉ ô được xác định bằng cột và dòng viết liền nhau: thí dụ C5 là địa chỉ ô ở cột C và dòng 5. Chiều cao và chiều rộng của ô có thể điều chỉnh được theo chiều cao và chiều rộng của cột và dòng tương ứng.
  • Ô C5 = cột C và dòng 5 (Hình ▼)

  • Cột (column): là các ô nằm trong một cột thẳng đứng. Địa chỉ cột bắt đầu bằng chữ cái. Cột đầu tiên là A, thứ 2 là B và cứ thế đến cột 256 là IV. Có tất cả 256 cột trong một sheet.
  • Hàng (row) là các ô trong 1 hàng nằm ngang. Địa chỉ hàng bắt đầu bằng một số. Hàng đầu tiên là 1, thứ 2 là 2 và cứ thế đến hàng 65536. Có tất cả 65536 hàng trong một sheet.
  • Vùng các ô (range): là hai hay nhiều ô liền nhau, biểu diễn một hình chữ nhật bao lấy các ô này. Nó được biểu diễn dưới dạng địa chỉ ô trên cùng bên trái và dấu hai chấm rồi đến địa chỉ ô dưới cùng bên phải. Thí dụ: A2:B5 là vùng chứa các ô A2, A3, A4, A5, B2, B3, B3 và B5.
  • Vùng A2:B5 (Hình ▼)

  • Bảng tính (sheet): là bảng gồm 256 cột và 65536 hàng. Các sheet được phân biệt với nhau bằng tên. Tên mặc định là "sheet..." và người dùng có thể đặt lại tên. (Hình ▼)
  • File excel (workbook): dùng để lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ ngoài - ổ đĩa. File dữ liệu có đuôi là ".xls". Sử dụng tên để phân biệt các file.
  • Màn hình soạn thảo Excel: dùng để hiển thị các ô, các dòng và các cột để người sử dụng soạn thảo dữ liệu - phần giữa màn hình. Màn hình chính thông thường gồm có: thanh menu (File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help), thanh công cụ nằm ở phía trên bảng tính, thanh cuộn đứng nằm ở mép trái màn hình, thanh cuộn ngang nằm ở chân màn hình. Dưới cùng là thanh trạng thái..
  • File menu: gồm các thao tác New -tạo file mới, Open -mở file đã có, Close -đóng file, Save -ghi vào ổ đĩa, Save As -ghi với tên khác hoặc định dạng khác, Page Setup -Cài đặt trang khi in, Print Preview -xem trước khi in, Print Area -cài đặt phạm vi in, và Print -in ra máy in.
  • Edit menu: gồm các thao tác Cut -xóa và lưu nội dung vào clipboard, Copy -chép nội dung vào clipboard, Paste -dán nội dung trong clipboard vào vị trí con trỏ, Paste Special -dán nội dung theo một trong các lựa chọn là có thể dán công thức, giá trị, định dạng, có thể lựa chọn đảo hàng với cột và ngược lại, Clear -xóa định dạng, Delete -xóa nội dung, Delete Sheet -xóa bảng tính, Move or Copy sheet -di chuyển hoặc copy bảng tính, Find -tìm kiếm, và Replace -tìm kiếm và thay thế.
  • View menu: gồm các lựa chọn Normal -xem trang bình thường không phân trang, Page Break Preview -xem trang ở chế độ có phân trang, Toolbars -hiển thị hoặc ẩn các thanh công cụ trên màn hình, Formula Bar -bật/tắt thanh công cụ hiện nội dung và công thức trong ô hiện thời, Header and Footer -hiển thị và cho phép thay đổi tiêu đề đầu trang và cuối trang khi in, Comments -hiện/ẩn nội dung chú thích đi kèm với ô.
  • Insert menu: gồm có Cells -chèn thêm ô vào bảng tính và khi chèn có thể chọn các ô bị đẩy sang phải hoặc xuống dưới, Rows -chèn nguyên một hay nhiều dòng và khi chèn các dòng sẽ bị đẩy xuống dưới, Columns -chèn nguyên một hay nhiều cột và khi chèn các cột bị đẩy sang phải, Sheet -chèn một bảng tính mới trắng vào trong workbook, Chart -chèn đồ thị vào bảng tính, Symbol -chèn ký tự đặc biệt vào văn bản trong ô,Page Break -chèn đường phân trang để in, Functions -chèn một công thức định nghĩa sẵn trong Excel, Name -chèn/hoặc đặt tên/ hoặc sửa chữa tên cho một vùng dữ liệu, Pictures -chèn một ảnh từ file hoặc các nguồn khác, Diagram -chèn một sơ đồ, Objects -chèn một đối tượng là các file của các chương trình khác như AutoCad...và cuối cùng là Hyperlink -chèn một đường link trỏ đến ô hay một sheet trong file hiện thời hay đến một file khác trên ổ đĩa để khi click chuột vào đường link này file đó sẽ được mở ra.
  • Format menu: gồm tất cả các thao tác định dạng cho các đối tượng: Cells -tất cả các định dạng liên quan đến ô, Rows -tất cả các định dạng liên quan đến hàng, Columns -tất cả các định dạng liên quan đến cột, Sheet -tất cả định dạng liên quan đến sheet, Conditional Formatting -là công cụ cho phép người dùng định dạng của một ô tùy theo giá trị của ô đó, Auto Format -là công cụ cho phép định dạng nhanh một bảng số liệu bao gồm màu nền và đường viền đã định nghĩa trước.
  • Tools menu: cung cấp nhiều công cụ khác khau nhằm trợ giúp người dùng cũng như mở rộng thêm các khả năng khác của Excel, gồm: Spelling -kiểm tra lỗi chính tả dữ liệu, Error Checking -kiểm tra lỗi trong bảng tính để tìm ra lỗi nếu có- lỗi công thức hoặc liên kết công thức, Track and Trace -khi ở chế độ Share workbook nó sẽ đánh dấu các điểm thay đổi về nội dung (chế độ chia sẻ nội dung trong nhóm), Protection -bảo mật hoặc bảo vệ nội dung toàn bộ hay từng khu vực các ô, Goal Seek -sử dụng để tìm một giá trị trong ô nào đó mà nó thỏa mãn điều kiện của một ô khác thường là giá trị mục tiêu, Scenarios -là công cụ cho phép quan sát sự thay đổi của nhiều bộ số liệu khác nhau áp dụng cho một bảng tính kiểu như là phương án khác nhau, Formula Auditting -rà soát các lỗi trong tất cả các công thức trong bảng tính, Macro -tạo một macro hoặc chương trình người dùng bằng VBA, Add-in -cho phép thêm vào các mô-đun viết thêm cho Excel và thường có đuôi .dll, Auto Correction -cho phép cài đặt tự sửa lỗi đánh máy như trong Word, và cuối cùng là Options -chứa các lựa chọn hay cài đặt khác liên quan đến hiển thị định dạng ngày tháng hay chữ số hay thay đổi font mặc định....
  • Data menu: cung cấp công cụ liên quan đến xử lý dữ liệu, gồm: Sort -sắp xếp dữ liệu trong bảng theo cột nào đó, Filter -lọc dữ liệu trong bảng theo một hoặc tổ hợp các điều kiện trên một hoặc nhiều cột, Subtotal -tính tổng theo nhóm dữ liệu (nhóm các hàng), Validation -cài đặt giá trị cho trước để excel kiểm tra khi người sử dụng nhập dữ liệu- máy báo lỗi nếu dữ liệu không nằm trong các giá trị đã cho, Pivot Table and Pivot Chart -là công cụ cho phép tạo ra các bảng tổng hợp từ các bảng số liệu (hàng và cột), Consolidate -tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau (trong cùng file hoặc từ các file khác nhau), Group and Outline -cho phép nhóm các cột hoặc hàng với nhau theo các mức và nhóm khác nhau- cho phép thay đổi hiển thị nội dung bảng tính linh hoạt.
  • Window menu: Cửa sổ, gồm New Window -cho phép bạn mở một cửa sổ mới - thường dùng để chuyển sang một file khác (workbook khác), Arrange -sắp xếp tự động các cửa sổ đang mở, Hide -Ẩn cửa sổ đang mở, Unhide -hiển thị cửa sổ đang bị ẩn, Split -chia cửa sổ đang mở thành 4 phần khác nhau và có thể hiển thị độc lập với nhau- thường dùng để duyệt các file phức tạp có nội dung lớn, Freeze Panes -cố định hàng và cột khi cuộn màn hình- thường là các hàng tiêu đề trên cùng và các cột trái nhất. (▼)
  • II) Phần nâng cao

  • Hàm IF và ứng dụng trong việc kiểm tra một điều kiện nào đó và tùy theo kết quả kiểm tra là đúng hay sai để cho ra kết quả. Ứng dụng hàm IF kết hợp với hàm ABS và hàm ROUNDUP để kiểm tra nguyên liệu tồn kho và đặt hàng khi lượng nguyên liệu âm kho. Vì số lượng đặt hàng phải qui tròn theo số lượng lô (lot size) nên cần sử dụng kết hợp với hàm lấy số dương ABS và hàm làm tròn ROUNDUP. (»)
  • Hàm SUMIF và ứng dụng trong việc tổng hợp kết quả (phép lấy tổng theo điều kiện). Ứng dụng hàm SUMIF trong bài toán cụ thể là tổng hợp số lượng quần áo bảo hộ theo các cỡ L,M và S dựa theo danh sách đăng ký từ các phân xưởng trong toàn nhà máy. (»)
  • Hàm COUNTIF và đếm dữ liệu khi nó thỏa mãn điều kiện cho trước. Ứng dụng hàm COUNTIF để tìm số người có độ tuổi <=35, và tìm những người có bậc thợ <=3. Sử dụng kết hợp COUNTIF và IF ta có thể tìm những người trong danh sách thỏa mãn điều kiện tuổi <=35 đồng thời bậc thợ <=3 (»). Một ví dụ khác để áp dụng cho bài toán trên là dùng hàm DCOUNTA.
  • Hàm SUMPRODUCT dùng để tính tổng các tích tương ứng. Ứng dụng hàm SUMPRODUCT để tổng hợp tỉ lệ sản phẩm lỗi của cả nhà máy từ các dây chuyển sản xuất khác nhau trong một nhà máy. (»)
  • Hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu trong bảng theo hàng. Ứng dụng hàm VLOOKUP trong ví dụ cụ thể để tìm các giá trị tương ứng như tên nhà cung cấp, đơn giá của các nguyên liệu nào đó, và một thí dụ tiếp theo là tìm xem các hạng mục cụ thể đã cho có nằm trong danh sách hay không? (»)
  • Hàm COUNTIF một ví dụ khác sử dụng hàm COUNTIF để tìm giá trị trùng lặp trong một cột. (»)
  • Sử dụng CONSOLIDATE tổng hợp dữ liệu từ bảng số liệu từ các file khác nhau. (»)
  • III) Visual Basic & Macro:

    Hướng dẫn người sử dụng các bước cơ bản để tạo ra một hàm của người dùng. Sau khi hàm được tạo người dùng có thể ngay lập tức sử dụng chúng như một hàm bình thường của Excel. Mã các hàm được viết bằng Visual Basic và đặt nó trong Module.

    Vì phần biên dịch mã đã được rút gọn so với Visual Basic đầy đủ người ta thường gọi nó là VBA (Visual Basic for Application - Visual Basic cho các ứng dụng).

  • Làm thế nào để tách tên từ họ và tên? hàm LAY_TEN(địa_chỉ_ô) bạn có thể đặt một tên khác tùy ý, và hàm này thực hiện như sau: Giả sử bạn có một danh sách tên các học sinh và cột họ và tên đã có sẵn dữ liệu. Yêu cầu là tách tên từ họ và tên và giả sử ô chứa họ và tên là C3 thì hàm =LAY_TEN(C3) sẽ trả lại tên. Hàm LAY_TEN sử dụng một số hàm sử lý chuỗi có sẵn trên VBA là: Mid để tìm vị trí khoảng trống, Len để lấy số các ký tự trong chuỗi. Dim là từ khóa khai báo các biến trong VBA. Chương trình cũng sử dụng câu lệnh điều kiện IF... THEN...ELSE...END IF và câu lệnh vòng lặp xác định FOR ... TO ... STEP ... NEXT. Tất cả các hàm được đưa vào trong FUNCTION ... END FUNCTION. (»)
  • Làm thế nào để tìm ngày đầu tiên của tháng kế tiếp? hàm NGAYDAU_THANGKETIEP(địa_chỉ_ô) hàm sử dụng hàm DateSerial() có sẵn trong Excel để tìm tháng tiếp theo, và lấy ngày đầu tiên của nó. (»)
  • Làm thế nào để tìm ngày cuối cùng của tháng kế tiếp? hàm NGAYCUOI_THANGKETIEP(địa_chỉ_ô) hàm sử dụng hàm DateSerial() có sẵn trong Excel để tìm 2 tháng tiếp theo, và dịch chuyển để lấy ngày cuối cùng của tháng. (»)
  • IV) Tra cứu các hàm:

  • Các hàm tìm kiếm và tham chiếu:VLOOKUP - Tìm một giá trị trong cột trái nhất của bảng cần tìm, và trả về giá trị của ô nằm trong cùng hàng với nó và tại cột chỉ định, TRANSPOSE - Đảo dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại cột trở thành hàng. Các hàm ABS, ROUNDUP, MID, LEN, COUNTIF, SUMIF, DCOUNTA, SUMPRODUCT..., các từ khóa FUNCTION ... END FUNCTION, DIM AS, IF...THEN...ELSE...END IF, FOR...NEXT... (»)

  • Gợi ý sử dụng:

  • Người mới làm quen với Excel nên bắt đầu từ phần Excel - cơ bản. Mỗi mục được thiết kế ngắn gọn và nội dung chỉ liên quan đến tiêu đề của mục. Điều này giúp cho việc tiếp cận nội dung nhanh và hiệu quả.
  • Người đã làm quen với Excel có thể bỏ qua phần Excel - cơ bản và chuyển sang Excel - nâng cao. Mỗi nội dung trong phần này sẽ dài hơn và độ phức tạp cũng tăng lên.
  • Các hàm được thiết kế độc lập để tạo thuận lợi cho việc tra cứu nhanh.
  • Phần Excel - Bài thực hành tổng hợp sẽ là các bài toán cụ thể để các bạn tổng hợp kiến thức và dễ dàng chuyển sang áp dụng trong công việc của mình.
  • Đặc biệt chúng tôi cố gắng đưa ra những ví dụ cụ thể và chi tiết về việc tạo và sử dụng các hàm do người dùng viết ra trên Visual Basic để xử lý các yêu cầu đặc biệt và đặc thù.
  • Một số ghi chú:

  • Phần văn bản Gạch dưới là chỉ việc truy cập menu phía trên bảng tính hay menu khi bấm chuột phải.
  • Phần văn bản [Nằm trong ngoặc vuông] là các lựa chọn.
  • Chữ đậm để chỉ các tiêu đề.

  • Chúc bạn thành công!

    Keywords: học excel online; hướng dẫn sử dụng excel; tra cứu các hàm trong excel; Hoc Excel online, Học kế toán excel online, Học VBA online, Tự học Excel online, Học excel miễn phí, Tin học văn phòng;

    TOP