Excel: Những gợi ý cho bài trình diễn và thuyết trình thành công

Những gợi ý cho bài trình diễn và thuyết trình thành công


-Mỗi người đều có những kinh nghiệm thuyết trình (hay trình bày trước người khác bằng miệng, hay trình bày báo cáo bằng miệng) khác nhau và cùng một người tùy theo nội dung và hoàn cảnh khi tiến hành thuyết trình sẽ có những điều chỉnh khác nhau. Nhưng tất cả đều có những điểm chung về các bước cần phải chuẩn bị và thực hiện. Phần này nêu ra những bước đó cùng các gợi ý để bạn tham khảo. Nếu bạn là người đã từng thuyết trình nhiều lần trước đó thì đây có thể coi như là một lần bạn hệ thống và tổng hợp chúng.


-Một bài thuyết trình thường có các bước sau đây:

  • Nội dung chính và mục đích?
  • Chuẩn bị và tổ chức nội dung
  • Thực hành thuyết trình
  • Thực hiện thuyết trình

1) Nội dung chính và mục đích

-Có thể chia ra 2 loại thuyết trình cơ bản: thuyết trình thông tin và thuyết trình mang tính thuyết phục. Thuyết trình có tính thông tin là loại thuyết trình đề cập vấn đề gì đó mới và mục đích của việc trình bày là truyền tải thông tin và để người nghe nắm bắt được thông tin đó. Thuyết trình có tính thuyết phục nhằm gây hoặc làm ảnh hưởng đến lòng tin, thái độ hay cư xử của người khác khi người nghe có thể có các lựa chọn ở mức độ nào đó. Từ đó làm rõ Nội dung của bài thuyết trình là gì và Mục đích của nó.

-Những nội dung xác định này sẽ xuyên suốt các bước tiếp theo.

2) Chuẩn bị và tổ chức nội dung

-Bước chuẩn bị đầu tiên là định hướng được đối tượng là người nghe buổi thuyết trình. Cần tìm hiểu và nắm bắt được các thông tin cơ bản về người nghe để có thể tìm ra được người nghe muốn gì ở bài thuyết trình hay là đang là mối quan tâm của họ.

-Ghi mục đích của bản thuyết trình bằng một câu ngắn gọn và chính xác. Sử dụng nó xuyên suốt trong quá trình tạo file PowerPoint, thực hành cũng như trong lúc thực hiện thuyết trình.

-Chuẩn bị nội dung chính bản thuyết trình (phần thân) và vì đây là phần chính nên cần đảm bảo: độ dài phải phù hợp với thời gian cho phép và nội dung phải có tính thuyết phục cao bằng các đưa ra các số liệu và yếu tố thực tế hay các ví dụ cụ thể. Lưu ý rằng nếu bài thuyết trình dài và nội dung này nối tiếp nội dung khác thì người nghe sẽ mệt mỏi và không còn tập trung lắng nghe.

-Tiếp theo phải chuẩn bị phẩn mở đầu của bài thuyết trình sẽ như thế nào và kết thúc nó ra sao, theo nguyên tắc là mở đầu bằng Nói cho người nghe nội dung bạn sẽ trình bày và kết thúc bằng việc Tóm tắt lại những nội dung bạn đã nói. Phần tóm tắt này cũng rất quan trọng vì người nghe thường không nhớ hết những gì bạn nói và đây là lúc bạn tóm tắt lại ý chính để người nghe có cơ hội lưu lại.

3) Thực hành thuyết trình

-Rất nhiều người chỉ tập trung thời gian chỉnh sửa các trang PowerPoint mà dành rất ít thời gian luyện tập trình bày. Việc luyện tập giúp bạn thực hiện thuyết trình một cách trôi chảy và tránh việc "à", "ờ" trong lúc trình bày, và điều này ảnh hưởng tới sự tự tin của bạn. Luyện tập cũng giúp bạn căn được thời gian thuyết trình và điểu chỉnh cho các phần quan trọng của buổi thuyết trình. Bạn cũng phải quyết định ngay lúc này bạn sẽ trình bày với nội dung nằm trong bộ nhớ, hay bạn sẽ sử dụng giấy ghi chú hay bạn sẽ phải nhờ đến các dòng văn bản?

Excel - Những gợi ý cho bài trình diễn và thuyết trình thành công Excel - Những gợi ý cho bài trình diễn và thuyết trình thành công Excel - Những gợi ý cho bài trình diễn và thuyết trình thành công

Trình bày từ bộ nhớ giúp bạn chủ động vì không phụ thuộc vào ghi chú hay văn bản tuy nhiên có thể bạn sẽ quên phần quan trọng nào đó nên tốt nhất bạn nên kết hợp với giấy ghi chú. Trình bày phụ thuộc quá nhiều vào văn bản viết trước làm cho bạn mất đi tính chủ động và bạn không thể giao tiếp bằng mắt với người nghe do phải chú tâm vào các dòng văn bản.

4) Thực hiện thuyết trình

-Sự tự tin là yếu tố quan trọng trong bài thuyết trình. Nếu bạn không tự tin người nghe sẽ không tin và không muốn tin những điều bạn nói. Sự tự tin đến từ các yếu tố sau đây:

  • Thông tin cụ thể (tên, địa điểm, con số).
  • Lời nói là chưa đủ, bạn cần chuẩn bị các số liệu thực tế, nguồn thông tin tham khảo, các nghiên cứu cụ thể. Nếu không bạn phải có sự giải thích hợp lý cho vấn đề bạn đang đề cập.
  • Phong cách bề ngoài, ăn mặc có ảnh hưởng đến chính bạn và người nghe.
  • Biết chắc những gì bạn nói.

-Sử dụng ngôn ngữ, từ ngữ, giao tiếp phù hợp.

-Việc có một chút áp lực khi trình bày trước mọi người là bình thường và nếu bạn kiểm soát tốt áp lực đó nó sẽ tạo ra một buổi thuyết trình thành công. Bạn cũng có thể sử dụng chuyện cười để thu hút sự tập trung và chú ý của người nghe đồng thời giúp bạn giảm căng thẳng.

-Sử dụng các dụng cụ hỗ trợ như hình ảnh, poster.

-Sử dụng giọng nói của bạn: có thể nói rằng giọng nói đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong thành công của buổi thuyết trình. Sử dụng giọng nói của bạn một cách hợp lý như:

  • Kiểm soát sự thay đổi lên xuống, nhanh chậm.
  • Nói to đủ để mọi người đều nghe thấy.
  • Nhấn giọng vào những điểm quan trọng.
  • Có điểm dừng khi chuyển tiếp, hoặc tại điểm quan trọng.
  • Nói nhanh hơn trong những phần chuyển tiếp, nói chậm hơn tại các phần trọng tâm.

-Sử dụng chuyển động cơ thể:Sử dụng ánh mắt để thu hút sự tập trung người nghe hoặc khi thấy người nghe không hiểu lơ đễn để kịp thời điều chỉnh. Sử dụng các động tác một cách nhanh và dứt khoát tạo ra sự tự tin và thu hút sự chú ý của người nghe. Giữ tác phong thoải mái.

Ngoài ra cần lưu ý các điểm sau đây

  • Gặp và bắt tay người nghe trước khi thuyết trình để tạo sự gẫn gũi và bắt tay cám ơn khi kết thúc.
  • Đảm bảo không khí và môi trường thoải mái: nhiệt độ, ánh sáng, thông thoáng, chỗ ngồi, cây viết và giấy notes, nước uống.
  • Bất cứ sự cố hay sự không thuận tiện nào xảy ra trong phòng khi bạn trình bày đều khiến người nghe chú ý đến nó và đánh mất sự chú ý vào bài trình diễn của bạn.


Đọc thêm:Những từ và cụm từ thường hay sử dụng khi trình bày

Mở đầu phần giới thiệu:

  • Xin chào các bạn. Chào mừng đến với...Tôi xin tự giới thiệu ... chức vụ... tại ...
  • Xin chào quý vị. Tôi tên là ... từ... Hôm nay tôi rất vinh dự có mặt tại đây để trao đổi với các bạn về...

Giới thiệu chủ đề:

  • Như các bạn đã biết hôm nay tôi sẽ nói về...
  • Tôi mong muốn tận dụng cơ hội này để trao đổi với các bạn về...
  • Tôi rất vui khi có mặt cùng các bạn hôm nay để nói về...

Giới thiệu các phần sẽ được trình bày:

  • Phần thuyết trình của tôi gồm ... phần
  • Phần mở đầu sẽ đề cập...
  • Tiếp đến là phần...
  • Kế tiếp là phần...
  • Và kết thúc bằng...

Bắt đầu phần trình bày nội dung:

  • Tôi sẽ bắt đầu bằng những nội dung về...
  • Như các bạn đã biết...

Chuyển tiếp giữa các phần:

  • Tiếp theo tôi sẽ chuyển tới...
  • Điều đó dẫn tới...
  • Bây giờ tôi muốn đề cập...
  • Có ai có câu hỏi trước khi tôi chuyến tới...

Tóm tắt sau khi trình bày:

  • Trước khi đến phần câu hỏi và trả lời tôi xin tóm tắt nôi dung tôi vừa trình bày
  • Để giúp các bạn nhớ lại tôi lưu ý các điểm chính đã đề cập...

Kết thúc phần trình bày:

  • Và đến đây là điểm kết thúc phần trình bày của tôi. Xin cám ơn sự chú ý lắng nghe của các bạn. Có ai có câu hỏi nào không?
  • Và tôi xin được kết thúc phần trình bày của mình tại đây. Xin trân trọng cám ơn và bây giờ tôi rất vui được trả lời các câu hỏi của các bạn.

Tham khảo:

Lược dịch từ www.psu.edu and www.colorado.edu

Tài liệu tham gia từ khóa học: Rèn luyện kỹ năng thuyết trình.

TOP